12 روش موثر برای بهبود عملکرد کاری

آیا تا به حال برای شما پیش آمده است که یک روز بی‌ثمر پر از حواس‌پرتی، تماس‌های تلفنی طولانی‌تر از حد لازم و حذف کمتر از نیمی از کارهایتان از فهرست کارهایتان باشد؟ این وضعیت برای بسیاری از مدیران در صنایع مرتبط است.

در دنیای تجارت امروز، مدیران فعالانه به دنبال راه هایی برای ارتقای پیشرفت حرفه ای خود و ماندن در بازار رقابتی هستند. بنابراین، یافتن راه هایی که بتوانید به مدیران خود کمک کنید تا عملکرد خود را بهبود بخشند، اولین گام مهم در افزایش اثربخشی آنها به عنوان یک رهبر در شرکت شما است که به نوبه خود به افزایش عملکرد کارکنان در محل کار کمک می کند.

در این پست وبلاگ، ما در حال بررسی 12 روش موثری هستیم که مدیران می توانند عملکرد کاری خود را بهبود بخشند و پیشرفت حرفه ای خود را ارتقا دهند.

آنچه در این پست وجود دارد:

• عملکرد کاری چیست؟
• چرا عملکرد کاری مهم است؟
• 12 راه برای بهبود عملکرد کاری
• برای حفظ بهره وری از چه چیزهایی باید اجتناب کرد

عملکرد کاری چیست؟ 

عملکرد کاری به تاریخچه عملکرد در محل کار در رابطه با اینکه چقدر مسئولیت ها و وظایف گذشته به خوبی تکمیل یا انجام شده اند، اشاره دارد. مدیران می توانند موفقیت عملکرد کاری خود و همچنین عملکرد کارکنان خود را بر اساس اینکه آیا وظایف به موقع انجام شده است و اینکه آیا نتایج کار استاندارد مورد انتظار را برآورده کرده است، اندازه گیری کنند.

این ارزیابی عملکرد کاری به ارزیابی عملکرد نزدیک می شود . بر این اساس، ملاحظات مربوط به ترفیع، پاداش یا افزایش حقوق اغلب بر اساس این معیارهای عملکرد است.

برای مدیران، عملکرد کاری شامل اشاره به عملکرد کلی اعضای تیمشان نیز می‌شود، زیرا عملکرد یک مدیر مستقیماً با نتایجی که تیمشان به دست می‌آورد، امتیاز مشارکت، نرخ جابجایی، بینش از نظرسنجی‌های کارکنان و مصرف منابع مرتبط است. علاوه بر این، در نحوه برخورد مدیران با تعارض یا چالش ها و نحوه پاسخگویی و حل آنها نیز منعکس می شود.

مهم نیست که یک مدیر در کجای حرفه خود است، مهم است که به طور مداوم اهدافی را برای بهبود عملکرد خود در محل کار تعیین کنید. داشتن اهداف تعیین شده توسط مدیران، به شما این امکان را می دهد که به مدیران کمک کنید تا در نقش خود به خوبی پیشرفت کنند که به نوبه خود امنیت شغلی بیشتری را به شرکت شما می دهد.

چرا عملکرد کاری مهم است؟ 

عملکرد کاری اصطلاحی است که توانایی یک فرد را برای انجام کار خود به خوبی توصیف می کند. اما چرا مهم است؟

• بهره وری تیم را افزایش می دهد: مدیران به عنوان مثال رهبری می کنند، بنابراین، آنها هستند که لحن عملکرد تیم خود را در محل کار تعیین می کنند. زمانی که مدیران در کار خود مولد باشند و عملکرد بالایی از خود نشان دهند، رفتار آنها الهام بخش و بر اعضای تیم تأثیر می گذارد تا راه مدیران خود را دنبال کنند و در نتیجه سطح بهره وری افزایش می یابد.
• اعتبار رهبری را افزایش می دهد: وقتی مدیران برای بهبود عملکرد کاری خود تلاش می کنند، جلب اعتماد و احترام اعضای تیم برای آنها آسان تر خواهد بود. زیرا هر چه مدیران پیشرفت حرفه ای خود را پیش ببرند، اعتبار و مهارت آنها به عنوان مدیر نیز افزایش می یابد. این منجر به پرورش یک محیط کاری مثبت و رهبری موثر می شود.
• دستیابی به اهداف سازمانی: از آنجایی که عملکرد کاری یک مدیر مستقیماً بر عملکرد کارکنان تأثیر می گذارد، اگر مدیری بداند که چگونه تیم خود را مدیریت کند تا با انگیزه و در مسیر عملکرد خود باقی بماند، اهداف سازمانی می تواند بسیار سریعتر و کارآمدتر برآورده شود. بنابراین، مدیرانی که نقش خود را به خوبی انجام می دهند، نقش مهمی در حصول اطمینان از دستیابی به اهداف و اهداف به موقع دارند.
• کارایی هزینه: زمانی که مدیران کار خود را به خوبی انجام دهند، مزایای مالی حاصل می شود. مدیران کارآمد می توانند به شرکت شما در صرفه جویی در هزینه های عملیاتی، بهینه سازی روش استفاده از منابع و افزایش رقابت پذیری سازمان کمک کنند.

12 راه برای بهبود عملکرد کاری

راه های زیادی برای مدیران برای بهبود عملکرد کاری در محل کار وجود دارد. در اینجا استراتژی هایی وجود دارد که می توانید از امروز در مدیران خود پیاده سازی کنید تا فردا تفاوت عملکرد کاری را مشاهده کنید.

چندوظیفه ای را کنار بگذارید و شروع به تمرکز کنید

طبق آمار، چندوظیفه ای بهره وری را تا 40 درصد کاهش می دهد.

ممکن است تعجب کنید، زیرا انجام چند کار اغلب می تواند مهارت خوبی باشد. با این حال، به عنوان یک مدیر، مهم است که وظایف را اولویت بندی کنید و از اتلاف وقت برای انجام یکباره وظایف خودداری کنید. انجام این کار ممکن است باعث کاهش کیفیت کار شود. چندوظیفه ای اغلب باعث می شود که شما به طور مداوم توجه خود را از یک کار به کار دیگر در بین بازه های توجه کوتاه هدایت کنید.

با توجه به آنچه گفته شد، یادگیری تمرکز روی یک کار در یک زمان نقطه شروع عالی برای بهبود عملکرد کاری است.

علیرغم اینکه چندوظیفه راهی وسوسه انگیز برای تکمیل لیست کارهایتان است، بهتر است قبل از رفتن به کار بعدی، تمام توجه خود را به انجام یک کار در یک زمان معطوف کنید. حذف این عادت می تواند به مدیران کمک کند تا بهره وری و کارایی خود را در هر کار افزایش دهند و برای جلوگیری از خطا، زمان بیشتری را صرف بررسی جزئیات کنند.

یکی از راه‌های توقف چندوظیفه‌ای و شروع تمرکز، تهیه فهرستی از کارهای مهمی است که باید از مهم‌ترین تا کم‌ترین انجام شوند.

حواس پرتی را محدود کنید

حواس پرتی می تواند یکی از بزرگترین اتلاف کننده های زمان باشد. بنابراین، هنگامی که به دنبال راه هایی برای بهبود عملکرد کاری هستید، مهم است که هرگونه حواس پرتی را که می تواند حواس شما را از انجام به موقع کارها منحرف کند، کاهش داده یا حذف کنید.

محدود کردن حواس‌پرتی‌ها می‌تواند به مدیران کمک کند تا وظایف خود را کارآمدتر انجام دهند، از آنچه در تیمشان می‌گذرد آگاه‌تر شوند، به نگرانی‌ها یا ایده‌های کارکنان توجه بیشتری داشته باشند و بهره‌وری را برای انجام سریع‌تر وظایف افزایش دهند.

در اینجا چند نکته کاربردی برای جلوگیری از حواس پرتی آورده شده است:

• تلفن‌ها را خاموش کنید، آن‌ها را روی حالت مزاحم نشوید تنظیم کنید یا تلفن‌هایشان را از فضای کاری دور نگه دارید.
• در یک فضای ساکت کار کنید یا هدفون قرار دهید تا از مکالمات و صداهای مزاحم جلوگیری کنید.
• هنگام کار از خانه، مطمئن شوید که یک فضای کاری اختصاص داده شده برای کار ایجاد کنید.
• از ابزار ردیابی زمان برای پیگیری زمان صرف شده برای انجام وظایف استفاده کنید.

نقاط عطف را تعیین کنید

تعیین نقاط عطف فقط به این معنی نیست که دائماً اهداف بزرگ و چالش برانگیزی را که می خواهید به آنها برسید یادداشت کنید. در عوض، مدیران را وادار کنید تا هر سال یک تا سه هدف بزرگ را تعیین کنند که می‌خواهند به آن برسند، و از آن‌جا، نقاط عطف هفتگی و ماهانه را تعیین کنند که به آنها کمک می‌کند تا به آن هدف برسند.

تعیین این نقاط عطف به مدیران کمک می کند تا در مسیر خود باقی بمانند و انگیزه خود را برای رسیدن به آن اهداف حفظ کنند نه اینکه از استرس دستیابی به اهداف بزرگ در یک زمان بی انگیزه شوند. این عادت همچنین به مدیران کمک می‌کند تا زمانی که دائماً نقاط عطف برای رسیدن به اهداف سازمانی دارند، کارآمدتر در جهت دستیابی به اهداف سازمانی کار کنند.

تعیین نقاط عطف نیز یک راه عالی برای آموزش مدیران برای تعیین اهداف واضح و قابل دستیابی با کارمندان است و می تواند به آنها کمک کند تا از کارمندان حمایت کنند تا در مسیر اهداف خود باقی بمانند.

نکته حرفه ای هنگام تعیین نقاط عطف: اهداف SMART (ویژه، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط، محدود به زمان) را اجرا کنید تا مشخص باشد و در طول فرآیند پاسخگو بمانید.

مهارت های مدیریت زمان را بهبود بخشید

مدیر خوب بودن یعنی داشتن مهارت های مدیریت زمان. این را می توان با برنامه ریزی کارآمد روزهای آنها یا برنامه ریزی از قبل انجام داد.

به عنوان مثال، اگر ضرب الاجل برای یک کار در چند هفته است، مدیران را تشویق کنید تا برنامه ای در مورد اینکه چگونه می توانند زمان خود را برای اولویت بندی آن کار اختصاص دهند، ایجاد کنند. به آنها یادآوری کنید که یک یا دو ساعت وقف متمرکز به یک کار در هفته موثرتر از چند ساعت کار درست قبل از پایان ضرب الاجل است.

داشتن مهارت های خوب مدیریت زمان به مدیران کمک می کند تا در سطح بالایی از بازی خود باقی بمانند، در عملکرد خود ثابت و قابل اعتماد باشند و از لحظات استرس زا در نتیجه تعلل دوری کنند. مدیران همچنین قادر خواهند بود عملکرد تیم خود و چگونگی انجام وظایف را بهتر پیگیری کنند و به سرعت موانع موجود در راه را شناسایی و برطرف کنند.

برنامه ریزی و اولویت بندی وظایف

برای یک مدیر مهم است که بداند چگونه کار خود را با تقسیم پروژه های بزرگ به وظایف کوچک و تعیین وضعیت اولویت برای هر یک از آنها سازماندهی کند.

داشتن یک برنامه مشخص و فهرست اولویت ها برای اینکه چه وظایفی باید ابتدا انجام شوند یا در خط مقدم قرار گیرند، به بهبود عملکرد شغلی مدیر کمک می کند. یکی از راه‌های فعال‌سازی این عادت این است که مدیران را تشویق کنیم که در ابتدای هر روز زمانی را برنامه‌ریزی کنند تا ببینند کدام وظایف مهم‌تر هستند تا آن‌ها بتوانند بهترین انرژی خود را دریافت کنند و در صورت وجود وقت آزاد، کم‌ اهمیت‌ترین کارها را برای تکمیل کردن بگذارند. .

دانستن نحوه برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی وظایف به مدیران کمک می‌کند تا با آموزش آن‌ها برای کارآمدی با زمان و افزایش بهره‌وری در تیم‌هایشان، عملکرد کاری خود را بهبود بخشند.

نحوه واگذاری وظایف را بیاموزید 

یکی از راه‌های بهبود عملکرد کاری و اولویت‌بندی وظایف، دانستن نحوه تفویض کارآمد آنهاست. همچنین مهم است که یاد بگیرید چگونه به وظایف خاصی که در لیست اولویت‌ها قرار دارند یا کارهایی که می‌توانند بر پیشرفت کار تأثیر بگذارند، «نه» بگویید.

مدیران می‌توانند یاد بگیرند که چگونه پروژه‌ها را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنند و دستورالعمل‌های واضحی را در مورد چگونگی تکمیل کارآمد آنها به تیم خود بدهند. داشتن مهارت های مدیریتی خوب همچنین شامل آگاهی از زمانی است که وظایف و مسئولیت های زیادی را بر عهده می گیرید و آنها را به دیگران محول می کنید تا مطمئن شوید که هر پروژه نتیجه ای عالی دارد.

یکی از راه‌های کمک به مدیران در واگذاری وظایف مانند یک رهبر کارآمد، پیاده‌سازی ماتریس آیزنهاور است. این ابزار عالی است که می تواند به مدیران کمک کند تا وظایف خود را به عنوان فوری، غیر فوری، مهم و غیر مهم دسته بندی و اولویت بندی کنند. همچنین نمای کلی بهتری از آنچه که باید در ابتدا انجام شود، و آنچه که می توان به سایر اعضای تیم برای افزایش بهره وری واگذار کرد، ارائه می دهد.

چگونه مدیران می توانند وظایف خود را به طور موثر واگذار کنند؟

• نقاط قوت هر کارمند را شناسایی کنید و با تعیین وظایف بر اساس آن، از آن نقاط قوت استفاده کنید.
• در فرآیند مشارکت داشته باشید، اما از مدیریت خرد خودداری کنید.
• پذیرای پیشنهادهایی در مورد اینکه چگونه یک کار می تواند متفاوت انجام شود، باشید.

مهارت های ارتباطی را تقویت کنید

مهارت های ارتباطی بارها و بارها در مورد هر چیزی که به مدیریت مربوط می شود، ظاهر می شود. به دلیل خوبی هم ارتباط موثر منجر به بهبود عملکرد کلی و کار تیمی عالی می شود.

با این اوصاف، مدیران با عملکرد بالا مهارت های ارتباطی قوی دارند. ارتباط برای اطمینان از اجرای روان همه عملیات و عدم ایجاد ارتباط نادرست ضروری است. به خصوص زمانی که روی یک پروژه بزرگ کار می کنید، برای مدیران مهم است که به تیم خود مسئولیت های فردی خود و آنچه از آنها انتظار می رود اطلاع دهند.

مدیران را تشویق کنید تا مهارت های ارتباطی خود را اصلاح کنند و در آموزش شرکت کنند تا مطمئن شوند که چگونه به طور مؤثر ارتباط برقرار کنند – چه از طریق اشکال ارتباط کلامی یا غیر کلامی.

مراقب سلامت روان خود باشید 

ما نمی توانیم به اندازه کافی بر اهمیت داشتن تعادل سالم کار و زندگی تأکید کنیم. در میان کارها و مسئولیت‌های روزانه، می‌توان به راحتی رد پای خود را از دست داد و اینکه چگونه روزهای خود را اداره می‌کنی.

همچنین حفظ تعادل بین زندگی شخصی و حرفه ای بسیار مهم است. بنابراین، به یاد داشته باشید که با صرف زمان برای سلامت جسمی خود، یافتن راه های موثر برای به حداقل رساندن استرس و یادگیری نحوه مدیریت مناسب ساعات کاری، سالم بمانید.

مدیران باید در طول روز استراحت های کوتاهی داشته باشند تا سطح انرژی خود را حفظ کنند و به خود یادآوری کنند که استراحت کافی داشته باشند تا هر روز آماده اجرای برنامه باشند.

وقتی مدیران از سلامت روان خود مراقبت می کنند، می توانند بهتر در تیم خود ظاهر شوند و تصمیمات بهتری بگیرند. مدیران همچنین اهمیت رفاه کارکنان خود را در نظر خواهند گرفت که منجر به افزایش عملکرد و کیفیت کار بهتر می شود.

مشاهده کنید و از سایر مدیران یاد بگیرید 

چه راهی بهتر از مشاهده رفتار و رهبری دیگران برای بهبود عملکرد کاری؟

مدیران می‌توانند با مشاهده استراتژی‌های متفاوتی که در حال اجرا هستند و فرصت بحث و تبادل نظر و به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و چالش‌هایی که در نقش خود با آن مواجه هستند، از سایر مدیرانی که به معیارهای برتر دست می‌یابند، با موفقیت به اهداف سازمانی و مدیریت تیم‌های با عملکرد برتر دست می‌یابند.

مدیران خود را تشویق کنید تا به دنبال مربیان یا سایر مدیران در صنعت خود باشند و به تجربه و سبک مدیریتی آنها گوش فرا دهید. این می تواند به آنها الهام و بینش بدهد که چگونه می توانند به یک مدیر عالی تبدیل شوند و عملکرد کاری خود را بهبود بخشند.

بازخورد سازنده بخواهید 

بازخورد دروازه ای برای بهبود است. در طول بررسی عملکرد، مدیران اغلب در موقعیت ارائه بازخورد هستند، اما مهم است که به یاد داشته باشید که مدیران نیز باید کسانی باشند که بازخورد دریافت می کنند.

دریافت بازخورد سازنده می تواند از مدیران و سرپرستان دیگر یا نظرسنجی های کارکنان باشد. این به مدیران این فرصت را می دهد که ببینند دیگران چگونه آنها را درک می کنند و در توسعه سبک رهبری و عملکرد کاری خود فعال شوند.

انتقاد، اندازه گیری و بازتاب خوبی از عملکرد است و می تواند به مدیران نشان دهد که در کجا باید بیشترین تمرکز را روی بهبود بکنند تا به مدیری تبدیل شوند که اعضای تیم به آن اعتماد دارند، از کار کردن با آن لذت می برند و نتایج قوی به دست می آورند.

از قبل برای جلسات برنامه ریزی کنید 

💡 آیا می دانستید که کارفرمایان سالانه حدود 24 میلیارد ساعت را در نتیجه جلسات غیرمولد از دست می دهند که منجر به کاهش بهره وری در محل کار می شود؟

جلسات روشی قدرتمند برای افزایش بهره وری، رفع موانع و تحریک ایده های جدید است. با این حال، اگر به خوبی تسهیل نشود، می تواند باعث اتلاف وقت شود و مانع از انجام کارآمد کارها توسط مدیران و کارکنان شود.

بنابراین، برنامه ریزی و برنامه ریزی جلسات مهارتی است که بسیاری از مدیران می توانند آن را بهبود بخشند تا مطمئن شوند که زمان بهره وری کارمندان خود را کاهش نمی دهند.

در اینجا سه ​​راه وجود دارد که مدیران می توانند مهارت های برنامه ریزی خود را برای جلسات سازنده بهبود بخشند:

• قبل از ارسال دعوتنامه، مجدداً بررسی کنید که آیا این جلسه ضروری است و اهداف جلسه چیست.
• اطمینان حاصل کنید که زمان جلسه با برنامه همه افراد مطابقت دارد.
• در مورد موضوع جلسه و آنچه از همه انتظار می رود واضح باشد.

یادگیری و توسعه مستمر را در آغوش بگیرید

آخرین، اما نه کم اهمیت – به یاد داشته باشید که برای بهبود عملکرد کاری، داشتن ذهنیت رشد مهم است. مهم نیست که یک مدیر چقدر ماهر باشد، هرکسی زمینه هایی برای پیشرفت دارد.

بنابراین، مدیران برای بهبود عملکرد کاری و پیشرفت حرفه‌ای خود، باید آماده یادگیری مستمر مهارت‌های جدید و یادگیری از اشتباهات گذشته باشند تا از تکرار آن‌ها در آینده اجتناب کنند.

برای انجام این کار، مدیران باید در جلسات آموزشی منظم شرکت کنند و در مشاوره یا مربیگری شرکت کنند تا مهارت های رهبری خود را اصلاح کنند و در نقش های خود پیشرفت کنند.

برای حفظ بهره وری از چه چیزهایی باید اجتناب کرد 

در اینجا دو نکته اضافی در مورد اینکه چگونه مدیران می توانند بهره وری را حفظ کنند و از چه چیزهایی باید اجتناب کنند وجود دارد:

• داشتن یک میز/فضای کاری به هم ریخته: سازمان نه تنها در اولویت بندی وظایف مهم است، بلکه برای فضای کاری شما نیز مهم است. داشتن یک فضای کاری تمیز و مرتب می تواند برای بهبود عملکرد کاری شگفت انگیز باشد، زیرا به مدیران کمک می کند تا احساس آرامش بیشتری داشته باشند و حس حرفه ای بالاتری از خود نشان دهند. میز کار خود را به عنوان نقشه ذهن خود در نظر بگیرید. میزهای به هم ریخته می تواند باعث حواس پرتی شود و باعث ناراحتی و استرس شود.
• درگیر شدن در شایعات اداری و نمایشنامه: شایعات اداری یک قاتل عظیم بهره وری است. به خصوص به عنوان یک مدیر، مهم است که بی طرف بمانید و هرگونه درگیری یا تنش را به سرعت و کارآمد از بین ببرید تا از مشکلات بیشتر یا درگیری های جدید جلوگیری کنید.